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湖北美术学院工程项目管理办法(试行)
发布时间:2016-09-23 来源:后勤管理处 点击次数:

第一章 总则

第一条 为了加强对校园基本建设及维修工程的管理,依据《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国建筑工程质量管理条例》《关于进一步加强和改进省属高等学校基本建设管理工作的通知》(鄂教发〔201114号),结合学校相关部门的管理条例和制度,制定本办法。

第二条 本办法所称工程,是指基建工程、改造工程、维修工程等。

第三条 基本原则

(一)严格遵守国家法律、法规、政策及省、市有关行业管理的规章;

(二)依据学校整体规划,坚持基本建设程序,注重过程和痕迹管理;

(三)坚持安全第一,确保工程质量,提高投资效益;

第四条 工程管理的内容

工程管理包括工程的立项、勘察、设计、拦标价及清单制作、招投标、合同管理、施工管理、建设监理、竣工验收、审核审计、结算和后期管理。

第五条 管理机构及职责

(一)湖北美术学院后勤管理处与湖北美术学院校园基本建设后勤保障工作领导小组,共同对校内基建工作进行宏观管理、控制及监督。基其主要职责是:

1)审查校园的总体规划和年度基建计划,并对年度计划、建设规模等重要工作提出建设性意见;

2)对学校基本建设重大事项提出建设性建议或方案,并形成会议纪要上报校长办公会讨论。

3)监督检查具体工程项目的实施,检查工程项目执行的管理程序、质量保证措施、合同履行情况等工作。

4)负责各相关部门之间的相互协调,并听取使用单位意见;

(二)后勤管理处负责校内工程的立项、组织设计、招投标、合同管理、施工管理、竣工验收及办理建设施工过程中的有关手续等工作。

(三)审计处负责校内基建、维修等工程项目决算审计工作。

(四)财务处负责各项工程建设资金的调度和支付。

第二章 工程立项

第六条 立项程序

(一)使用部门需要在本年度向后勤管理处申报下一年度所有工程项目计划,申报应以节约为原则,阐明所申报项目的必要性和可行性。

(二)单项工程造价在5千元以下(不含5千元)的项目,由后勤管理处安排施工;单项工程造价在5千元以上的项目后勤管理处需要向三家或三家以上施工单位询价,工程造价在5万元(含5万元)以上的项目,需经校长办公会进行立项后方可施工。

所有工程造价在5千元(含5千元)以上的项目完工后需报送工程决算书送审计单位审核,审核完成后,财务处根据审计意见书和工程合同进行工程款支付。

(三)校区内突发的抢修工程(如水管爆裂、电缆损坏导致停水、停电等),由后勤管理处踏勘现场,确定抢修方案,并安排施工队进行抢修。

(四)凡未办理立项手续的工程项目,不得开工,学校审计部门不予审计,财务部门不予办理结算手续。

第三章 工程勘察与设计

第七条 校内所有基建(维修)项目的勘察、设计及工程咨询相关等工作的服务商选择,均参照《湖北美术学院招标管理暂行办法》和《湖北美术学院零星小额综合采购审计监督工作实施办法》执行。

第八条 重大项目的设计方案须请专家评审,并以公开方式接受师生员工评议,听取使用单位意见,最后由校长办公会研究确定。设计方案经确定,不得随意变更。

第四章 工程招投标

第九条 工程造价在5千至20万元(不含)的项目,由招标办公室和后勤管理处组织公开招标3家协议施工单位入库,通过校内竞争方式从协议施工单位中确定施工方;造价在20万(含20万)以上的项目需通过政府采购方式公开招投标,具体招标要求和程序参照《湖北美术学院招标管理暂行办法》执行。

第五章 合同管理

第十条 合同拟定

工程项目勘察设计、施工、监理合同由后勤管理处负责拟定。合同条款力求全面、严密、具体,并根据工程实际情况着重明确以下内容:1、工程概况,含工程合同价、工期、质量要求和付款方式等;2、甲、乙双方的主要责任;3、违约责任的约定;4、工程保修及后期服务;5、合同的变更和解除等。

第十一条 合同审定

工程合同必须经湖北美术学院审计处进行审核。

第十二条 合同的签定和盖章

所有工程项目合同由分管校领导或由分管校领导指定的委托人签字,并加盖“湖北美术学院”印章后方可生效。

第十三条 合同的履约和管理

合同一经订立,即具有法律效力,双方当事人应当严格按合同的约定,履行合同义务。

第六章 工程变更

第十四条 工程变更是指施工单位、设计单位、监理单位或使用单位等任何一方在招投标(或确定施工单位)后根据工程特性和需求提出,由于工程设计更改、材料设备换用、质量标准和技术规范调整以及其他实质性改变所引起的工程性质、工程内容、工程量、工程造价等变化。后勤管理处对工程进行精确勘探、充分论证、科学设计,并做好详细的预算,尽可能地将工程项目包括在工程承包范围内,尽量减少施工过程中的工程变更。工程变更务必要根据具体情况逐级审批,审批通过、资料完整齐全后方可组织实施。任何人均不得以个人名义进行工程变更,不允许任何人向施工单位发出口头变更指令。任何部门、单位和个人不得以任何方式将工程变更事项化整为零规避审批、备案。原则上,累计变更、签证金额不得超过预算金额的10%

第十五条 工程项目变更条件

(一)招标时的勘探资料及设计图纸施工无法满足实际技术要求,并经过设计单位、勘探单位和监理单位共同确认必须修改的。

(二)因学校相关部门根据实际情况对使用功能提出修改的,或出于提高工程质量、缩短工期、降低工程造价等原因提出变更工程材料、施工工艺或工序的;

(三)因不可抗力或不可预见的因素造成工程加固补强的;

(四)招投标后因设计审查、新规范要求等原因需要变更设计,并由设计单位出具变更申请单,后勤管理处审核通过的。

第十六条 工程变更的实施

(一)工程变更应遵循以下审批权限及程序

1、施工单位、监理单位、设计单位等提出的变更申请应首先由校方的工程管理人员受理,再提交后勤管理处;使用部门的变更申请在经过该部门分管领导同意后直接提交后勤管理处。提出变更的单位必须书面说明变更的理由、必要性、可行性、变更的后果和作用、初步的施工方案与图纸、概算、预算。

2、后勤管理处接到变更申请后,应迅速协调施工单位、监理单位、审计处、使用单位、相关专家等进行必要性、可行性、技术、造价、施工方案与施工图纸的分析与论证。由后勤管理处结合论证与会审意见,牵头撰写论证报告(包括必要性、可行性、工程造价、具体施工技术方案、设计施工图)。审计处做好全程监控。

3、累计变更、签证在5万元以上(含5万)的变更,必须经过院办公会讨论通过后报送主管院领导签批;累计变更、签证在5万元以下的变更,则由主管院领导结合论证报告与变更方案进行审核签批;累计变更、签证在3千元以下的变更,由后勤管理处负责人结合论证报告与变更方案进行审核签批。

4、经过审核通过的变更申请,由后勤管理处签发变更通知单。施工单位根据变更通知单的意见进行施工,并会同相关部门共同做好现场签证,结算时,变更部分的最终造价不能突破论证报告所确定的工程造价,纪检监察审计处做好跟踪审计。

(二)现场签证

变更实施后的工程量,由审计处代表、后勤管理处代表、施工单位代表和监理单位代表共同签字确认。后勤管理处应提前一个工作日通知审计处。如属隐蔽工程,后勤管理处还需做好数码图片采集作为竣工依据,并报纪检监察审计处备案。

凡属下列情况不予办理工程变更签证:

1、施工合同、标底价款、施工图纸、建设单位招标预算中已包含的内容;

2、可以通过补充协议调整的内容;

3、与工程没有直接关系的人工、材料及机械费;

4、发生施工质量事故造成的工程翻修、加固、拆除工作;

5、组织施工不当造成的停工、窝工和降效损失;

6、违规操作造成的停水、停电和安全事故损失。

工程变更签证必须遵循“一事一单、一项一签、随到随签”的原则,避免过期(紧急情况除外)补办或化整为零的签证。签证内容必须准确、真实、完整,所有签证必须在规定权限范围之内,超越权限的签证为无效签证,签证办理不能超过两个工作日。

第十七条 工程变更的责任界定

(一)未经相关程序批准擅自进行工程变更的,由相关责任单位和责任人自行承担相应后果,学校相关部门对其决算不予审查,资金不予拨付。

(二)因设计、地质勘察的错误造成的工程返工而引起的工程量的变更,由设计、地质勘察单位根据合同约定承担相应的经济损失。

(三)因施工单位对图纸和规范理解不全面或理解错误、施工组织管理失误、测量放线及标高传递错误等原因造成工程返工而引起的工程量变更,由施工单位承担相应的经济损失、工期损失和质量、安全责任。

(四)因不可预见因素引起的工程量变更(如:冬雨季比常年平均时间长、材料市场价格波动过大、材料市场供应量不足、超过规定时间的停水停电等)所造成的损失,根据合同约定确定责任方。

(五)合同约定须由建设单位承担责任的,其经济损失由建设单位承担,但变更程序仍按本办法执行。

(六)所有工程变更中文字资料均须有当事人、负责人签字,并加盖公章,否则视为无效。

第十八条 工程变更的费用支付

设计变更和项目签证所增加的投资,在工程竣工结算审计后一并支付。

第七章 工程施工管理

第十九条 工程日志

(一)工程造价超过20万项目,应履行工程日志制度。

(二)甲方现场施工、管理人员应坚持施工日志制度,并监督乙方与监理方完备施工日志;

(三)施工日志的内容主要包括:天气、任务安排、组织落实、工程进度、人工材料、机械投入情况、技术与质量情况及处理情况、隐签、变更记录等;

(四)甲方负责人应定期抽检施工日志。竣工验收时施工日志作为质量评定和乙方签证的依据之一,并随项目其它资料一并存档保存。

第二十条 隐蔽记录

(一)隐蔽工程由甲方现场负责人、监理、乙方技术人员在施工过程中及时做好记录;

(二)新建项目隐蔽工程由甲方、监理方和乙方三方签字认可方可被认可;

(三)维修项目隐蔽工程由后勤管理处(二人以上)、项目使用方和施工方三方签字认可;

(四)所有隐蔽工程应及时组织验收、签证,隐蔽工程签证完毕后,方可进行下一道施工工序;

(五)手续齐全的隐蔽工程签证可作为工程结算的重要依据之一。否则,结算时不予计算工程量。

第二十一条 现场管理

(一)乙方应严格按工程设计图纸和施工技术标准施工,不得擅自修改工程设计,不得偷工减料。在施工管理过程中发现设计图纸有差错的,应当及时提出修改意见和建议,并落实修改措施;

(二)乙方应严格按照工程设计要求、施工技术标准和合同约定,对建筑材料、建筑购配件、设备和商品混凝土进行检验,检验应当有书面记录和专人签字。未经检验或者检验不合格的,不得使用。

(三)甲、乙双方应严格工序管理,做好隐蔽工程记录。隐蔽工程在隐蔽前,乙方必须进行自检,自检合格后通知监理工程师检验,合格后方可进行下一道工序。

(四)施工人员对试块、试件以及有关材料的取样,应在监理工程师的监督下进行。

(五)甲方现场施工管理人员应全过程参与项目的现场管理,如发现质量问题应立即采取有效措施,进行补救。在发现质量问题时,有权下达停工命令,组织设计单位、监理单位、施工单位对质量问题进行会诊,提出书面整改意见,同时责令施工方整改。

第二十二条 材料管理

工程材料必须按照设计要求规定的规格、技术指标经严格审查后方可使用。工程材料的选定必须经过工程管理等相关部门签字认可。工程用大宗材料,还必须按招标程序进行招标选定。甲乙双方任何个人都不得自行指定材料厂商或者材料经销商。严禁使用不合格产品。

第八章 工程监理

第二十三条 监理范围

单项工程投资超过200万元人民币的或建筑面积超过3000平方米的建设项目的施工,必须由具备相应资质条件的监理单位进行监理。监理单位必须配备足够的、合格的监理人员。未经监理人员签字认可,建筑材料、构配件和设备不得在工程上使用或安装,不得进入下一道工序的施工,不得拨付工程进度款,不得进行竣工验收。

第二十四条 监理单位的选择

参照《湖北美术学院招标管理暂行办法》和《湖北美术学院零星小额综合采购审计监督工作实施办法》执行。

第二十五条 监理职责

进入施工现场的监理人员必须严格执行监理法规,依据国家有关工程建设的法律、法规、文件、技术标准及工程建设、监理等合同对工程质量、建设工期、工程投资等实施控制。涉及变更工程造价、下达停工令等重大问题需先报规划建设处同意。

第九章 竣工验收、移交

第二十六条 竣工报告

工程项目按设计要求完成施工后,由施工单位按照竣工验收和备案制度,整理各类技术资料,向规划建设处提交竣工报告。

第二十七条 竣工验收

工程竣工后,按照相关规定,由后勤管理处组织校内外相关部门及施工单位的代表进行工程验收,并做好验收记录;

第二十八条 验收内容

施工图纸、工程变更联系单、招标文件及国家有关的验收规范等资料均为验收内容。

第二十九条 验收报告

验收报告由验收单位出具,具体内容包括:1、工程建设概况,含开工日期、竣工日期、工程预决算和工程量等;2、工程质量的评定;3、存在的问题、责任及处理意见;4、主要经验和教训。

第三十条 工程竣工验收合格后,由后勤管理处向使用单位办理工程移交手续,由后勤管理处负责后期的管理和维护。

第三十一条 资料归档

所有工程的竣工资料应一式三份,一份交市、区一级档案馆(领取“回执单”);一份(附“回执单”),由后勤管理处核对无误后交学校档案馆存档;一份由后勤管理处自留备查。

第十章 审计及结算

第三十二条 审计范围

所有5000元(含5000元)以上的工程项目都属于审计范围。

第三十三条 审计内容

工程项目的预决算、增减变更签证、隐蔽签证、材料价格、预付款项、合同约定等。

第三十四条 工程预决算审计工作由校审计处组织实施。审计处按国家的有关规定对完整的决算资料进行审计。审计结束后,审计处负责将资料送回后勤管理处。

第三十五条 结算

所有工程经审计后,工程项目管理人员持后勤管理处负责人及分管后勤和财务的校领导签字的正规发票、审计报告、工程合同、结算资料、施工单位的请款报告等,到校财务处办理结算手续。工程结算时,应按合同规定扣留质保金,工程保修期满,无质量问题,方可结清工程款项。

第十一章 附则

第三十六条 凡经校长办公会立项并公开招标确定的事项,任何部门、单位原则上不得更改。确需修正、补充的,应由校长办公会研究决定。

第三十七条 在商务洽谈、执行合同过程中因不可预见原因或各类原因产生的工程变更导致中标价款、合同价款有变更时,调增金额原则上不得超过中标价款、合同价款的百分之十。

第三十八条 工程管理工作实行责任追究制度。参加工程管理工作的所有人员在从事工程管理过程中发生的任何违法行为或因工作失误造成重大损失的按有关规定严肃查处。

第三十九条 本办法解释权属湖北美术学院后勤管理处。

第四十条 本办法自印发之日起施行。

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