湖北美术学院校园维修工程项目管理暂行办法

作者: 时间:2021-11-02 点击数:

(湖美校字[2018]16号)

第一章 总则

第一条 为了加强对校园维修工程的管理,依据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑工程质量管理条例》、《关于进一步加强和改进省属高等学校基本建设管理工作的通知》(鄂教发〔2011〕14号),结合学校相关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称校园维修工程(以下称工程)包括维修工程、改造工程、装修装饰工程及校园绿化工程等。

第三条 工程管理的内容

工程管理包括工程的立项、勘察、设计、造价预算及清单制作、招标、合同管理、施工管理、建设监理、竣工验收、审核审计、结算和后期管理。

第四条 工程项目管理的基本原则

(一)严格遵守国家法律、法规、政策及省、市有关行业管理的规章;

(二)依据学校整体规划,坚持基本建设程序,注重过程和痕迹管理;

(三)坚持保障优先和发展导向,确保校园基本保障,服务教育教学发展。

第五条 管理机构及职责

(一)湖北美术学院校园基本建设与后勤保障工作领导小组(以下简称后勤保障领导小组)对校园维修工程进行宏观管理、控制及监督。其主要职责是:

1.审查年度校园维修、改造、装修装饰等工程项目的总体规划及年度计划;

2.开展维修、改造、装修装饰等工程项目的立项,对相关工作提出建设性意见;

3.对校园维修、改造、装修装饰等工程项目进行过程监督,参与项目验收;

4.处理学校工程管理中其他重要事项。

后勤保障领导小组下设办公室,办公室设在后勤管理处,办公室主任由后勤管理处负责人兼任。

(二)后勤管理处在校园维修工程管理中的主要职责是:

1.归口管理学校维修工程、改造工程、装修装饰工程及校园绿化工程项目。编制校内维修、改造、装修装饰等工程的年度实施计划;

2.组织工程项目施工设计、合同管理、施工管理、竣工验收等工作,办理施工建设过程中相关手续;

3.承担学校工程管理中的其他工作。

第二章 工程立项

第六条 立项程序

(一)项目申报。学校各部门、系(院、部)在每年9月向后勤保障领导小组办公室申报下一年度本部门负责的教学、科研用房的维修、改造、装修装饰工程项目计划,申报材料包括项目必要性及可行性论证资料、初步设计方案及预算等。

学校公共区域(包括行政办公用房、学生宿舍、道路、路灯、水电管道线路等)的维护维修和学校绿化工程项目论证工作由后勤管理处负责。

(二)组织立项。后勤保障领导小组办公室根据工程预算金额,分类组织立项工作。预算造价在5万元以下的项目,由后勤保障领导小组办公室进行立项初评,由分管后勤工作校领导审批立项;预算造价在5万元以上的项目,由后勤保障领导小组办公室组织项目评审委员会集中进行立项初评,经院长办公会通过后立项。

项目评审委员会由后勤保障领导小组成员及各院(系、部)行政负责人组成。立项评审办法另行规定。

已立项项目原则上不得进行涉及工程内容、工程量及工程造价等方面的实质性更改。确需更改的,由项目申报部门向后勤保障领导小组办公室提交项目更改申请。5万元以上的项目更改,须经院长办公会审批; 5万元以下、5千元以上的项目更改,须经分管后勤工作校领导审批,5千元以下的项目更改,由后勤管理处负责人签批。

原则上不对改造、装修装饰类项目进行单独立项,维修、应急抢修类工程,可根据实际情况由后勤管理处向院长办公会进行单独申报立项。当年未申报的改造、装修装饰类工程项目,应予下一年度进行申报。凡未经立项的项目计划不得开工,学校审计部门不予审计,财务部门不予办理结算手续。

为保障校园基本运行,突发的应急抢修工程(包括水管爆裂、电路损坏、电缆损坏导致停水、停电、网络中断等与师生生活及安全紧密相关,须立即进行修缮以恢复使用功能的工程)可随时立项。由后勤管理处在问题发生后及时踏勘现场,确定抢修方案和初步预算,预算金额在5千元以下的抢修工程,由后勤管理处负责人签批后进行抢修;预算金额在5千元以上的,由分管校领导审批后施工,其中超过5万元的抢修项目,紧急施工后应尽快向院长办公会通报。

(三)项目管理。凡获得立项的工程项目,由后勤管理处归口管理并组织实施。后勤管理处根据全年预算金额,结合工程项目的紧迫性、施工周期等情况,逐步进行工程实施。原则上,立项项目应在当年投入施工,因故未能在当年投入施工的,应在下一年度优先安排预算。

 

第三章 工程勘察与设计

第七条 单项工程投资超过200万元人民币或建筑面积超过3000平方米的建设项目为重大工程项目。重大工程项目或涉及结构安全、复杂工艺的工程项目应进行施工设计。工程项目的勘察、设计及工程咨询等相关工作的服务商选择,参照学校招标管理及零星小额综合采购审计监督相关规定执行。

第八条 重大工程项目的设计方案应听取专家和使用单位意见,形成最终方案,报院长办公会研究确定。设计方案一经确定,不得随意变更。

 

第四章 工程招投标

第九条 学校按程序公开遴选不少于3家校内协议工程施工单位。工程预算2万元以下的项目,由后勤管理处从校内协议施工单位中确定施工方,经分管后勤工作校领导审批后进行施工;工程预算2万元以上、10万元以下的项目,由后勤管理处通过询议价、竞争性谈判等方式从校内协议施工单位中确定施工方,经分管后勤工作校领导审批后进行施工。因无法达到技术、工艺等要求或其他原因导致协议施工单位无法承接项目的,应按学校相关规定通过询议价、竞争性谈判等方式另行确定施工单位。

工程预算10万元以上、20万元以下的项目,由学校招标办公室及后勤管理处通过组织公开招标、竞争性磋商等方式确定施工单位; 20万以上的项目应通过政府采购程序遴选施工单位。

第五章 合同管理

第十条 合同拟定

工程项目勘察设计、造价咨询、施工、监理合同由后勤管理处负责拟定。合同条款力求全面、严密、具体,并根据工程实际情况着重明确以下内容:1.项目概况,含价格、工期、质量要求和付款方式等;2.甲、乙双方的主要责任;3.违约责任的约定;4.工程保修及后期服务;5.合同的变更和解除等。

第十一条 合同审定

工程造价2万元以上的合同必须经审计处审核。政府采购项目的合同须同时经国有资产管理处审阅备案。

第十二条 合同的签定和盖章

所有工程项目合同由分管校领导或由分管校领导授权的委托人签字,加盖“湖北美术学院”或经授权的相关职能部门印章后方可生效。

第十三条 合同的履行和管理

合同一经订立,即具有法律效力,双方当事人应当严格按合同的约定,履行合同义务。

 

第六章 工程变更

第十四条 工程变更是指施工单位、设计单位、监理单位或使用单位等任何一方在招投标(或确定施工单位)后根据工程特性和需求提出,由于工程设计更改、材料设备换用、质量标准和技术规范调整以及其他实质性改变所引起的工程内容、工程量、工程造价等变化。

后勤管理处应组织专业机构或人员对工程进行精确勘探、充分论证、科学设计,并做好详细的预算,尽可能地将工程项目包括在工程承包范围内,尽量减少施工过程中的工程变更。工程变更务必要根据具体情况逐级审批,审批通过、资料完整齐全后方可组织实施。任何人均不得以个人名义进行工程变更,不允许任何人向施工单位发出口头变更指令。学校任何部门和个人不得以任何方式将工程变更事项化整为零规避审批、备案。

在商务洽谈、执行合同过程中因不可预见原因或各类原因产生的工程变更导致中标价款、合同价款有变更时,调增金额原则上不得超过合同价款的10%。

第十五条 工程项目变更条件

(一)招标时的勘探资料及设计图纸施工无法满足实际技术要求,并经过设计单位和监理单位共同确认必须修改的;

(二)因学校相关部门根据实际情况对使用功能提出修改的,或出于提高工程质量、缩短工期、降低工程造价等原因提出变更工程材料、施工工艺或工序的;

(三)因不可抗力或不可预见的因素造成工程加固补强的;

(四)招投标后因设计审查、新规范要求等原因需要变更设计,并由设计单位出具变更申请单,后勤管理处审核通过的。

第十六条 工程变更的实施

(一)工程变更应遵循以下审批权限及程序

1.施工单位、监理单位、设计单位等提出的变更申请由校方的工程管理人员受理后,提交后勤管理处;使用部门的变更申请在经过该部门分管领导同意签字后提交后勤管理处。提出变更的单位必须书面说明变更的必要性、可行性、变更的后果和作用、初步的施工方案与图纸、预算。

2.后勤管理处接到变更申请后,组织施工单位、监理单位、使用单位等进行必要性、可行性、技术、造价、施工方案与施工图纸的分析与论证。由后勤管理处结合论证与会审意见,撰写变更论证报告(包括必要性、可行性、工程造价、具体施工技术方案、设计施工图)。

3.变更、签证在5万元以上的变更,须经院长办公会讨论通过;变更、签证在5万元以下、5千元以上的变更,由分管校领导审核签批;变更、签证在5千元以下的变更,由后勤管理处负责人审核签批。

4.经过审核通过的变更申请,由后勤管理处签发变更通知单。施工单位根据变更通知单的意见进行施工,并会同相关部门共同做好现场签证,结算时,变更部分的最终造价不能突破论证报告所确定的工程造价。

(二)现场签证

变更实施后的工程量,由后勤管理处代表、施工单位代表和监理单位代表共同签字确认。如属隐蔽工程,后勤管理处还需做好数码图片采集作为竣工依据。

凡属下列情况不予办理工程变更签证:

1.施工合同、施工图纸、建设单位招标预算中已包含的内容;

2.可以通过补充协议调整的内容;

3.与工程没有直接关系的人工、材料及机械费;

4.发生施工质量事故造成的工程翻修、加固、拆除工作;

5.组织施工不当造成的停工、窝工和降效损失;

6.违规操作造成的停水、停电和安全事故损失。

工程变更签证必须遵循“一事一单、一项一签、随到随签”的原则,避免过期(紧急情况除外)补办或化整为零的签证。签证内容必须准确、真实、完整,所有签证必须在规定权限范围之内,超越权限的签证为无效签证,签证办理不能超过两个工作日。

第十七条 工程变更的责任界定

(一)未经相关程序批准擅自进行工程变更的,由相关责任单位和责任人自行承担相应后果,学校相关部门对其决算不予审查,资金不予拨付。

(二)因设计、地质勘察的错误造成的工程返工而引起的工程量的变更,由设计、地质勘察单位根据合同约定承担相应的经济损失。

(三)因施工单位对图纸和规范理解不全面或理解错误、施工组织管理失误、测量放线及标高传递错误等原因造成工程返工而引起的工程量变更,由施工单位承担相应的经济损失、工期损失和质量、安全责任。

(四)因不可预见因素引起的工程量变更(如:雨季比常年平均时间长、材料市场价格波动过大、材料市场供应量不足、超过规定时间的停水停电等)所造成的损失,根据合同约定确定责任方。

(五)合同约定须由建设单位承担责任的,其经济损失由建设单位承担,但变更程序仍按本办法执行。

(六)所有工程变更中文字资料均须有当事人、负责人签字,并加盖公章,否则视为无效。

第十八条 工程变更的费用支付

设计变更和项目签证所增加的投资,在工程竣工结算审计后一并支付。

 

第七章 工程施工管理

第十九条 工程日志

(一)工程造价超过50万的项目,应履行工程日志制度。

(二)后勤管理处现场施工管理人员应坚持施工日志制度,并监督施工方与监理方完备施工日志;

(三)施工日志的内容主要包括:天气、任务安排、组织落实、工程进度、人工材料、机械投入情况、技术与质量情况及处理情况、隐签、变更记录等;

(四)后勤管理处负责人应定期抽检施工日志。竣工验收时施工日志作为质量评定和乙方签证的依据之一,并随项目其它资料一并存档保存。

第二十条 隐蔽工程记录

(一)隐蔽工程由后勤管理处现场管理人员、监理方、施工方技术人员在施工过程中及时做好记录;

(二)维修项目隐蔽工程由后勤管理处现场管理人员、校内使用部门和施工方三方签字认可,由监理方进行监理的工程,须同时有监理方签字;

(三)所有隐蔽工程应及时组织验收、签证,隐蔽工程签证完毕后,方可进行下一道施工工序;

(四)手续齐全的隐蔽工程签证可作为工程结算的重要依据之一。否则,结算时不予计算工程量。

第二十一条 现场管理

(一)施工方应严格按工程设计图纸和施工技术标准施工,不得擅自修改工程设计,不得偷工减料。在施工管理过程中发现设计图纸有差错的,应当及时提出修改意见和建议,并落实修改措施;

(二)施工方应严格按照工程设计要求、施工技术标准和合同约定,对建筑材料、建筑购配件、设备和商品混凝土进行检验,检验应当有书面记录和专人签字。未经检验或者检验不合格的,不得使用。

(三)施工方应严格执行安全施工操作规范,安全施工、文明施工。

(四)学校、施工方双方应严格工序管理,做好隐蔽工程记录。隐蔽工程在隐蔽前,施工方必须进行自检,自检合格后通知监理方和校方施工管理人员检验,合格后方可进行下一道工序。

(五)施工人员对试块、试件以及有关材料的取样,应在监理的监督下进行。

(六)后勤管理处现场管理人员应参与项目的现场管理,如发现质量问题应立即采取有效措施,进行补救。在发现质量问题时,有权下达停工命令,组织设计单位、监理单位、施工单位对质量问题进行会诊,提出书面整改意见,同时责令施工方整改。

(七)工程管理工作实行责任追究制度。参加工程管理工作的所有人员在从事工程管理过程中发生的任何违法行为或因工作失误造成重大损失的按有关规定严肃查处。

第二十二条 材料管理

工程材料必须按照设计要求规定的规格、技术指标选用,进场时施工单位必须提供材料合格证明或质量检验合格报告。参与工程建设的任何个人都不得自行指定材料厂商或者材料经销商。严禁使用不合格产品。

第二十三条 安全管理

施工项目涉及到师生安全的,后勤管理处在施工前向保卫部门进行备案。

 

第八章 工程监理

第二十四条 监理范围

单项工程投资超过200万元人民币的或建筑面积超过3000平方米的建设项目的施工,必须由具备相应资质条件的监理单位进行监理。监理单位必须配备足够的、合格的监理人员。未经监理人员签字认可,建筑材料、构配件和设备不得在工程上使用或安装,不得进入下一道工序的施工,不得拨付工程进度款,不得进行竣工验收。

其他工程项目如涉及结构安全、技术工艺复杂等因素,后勤管理处可根据实际情况选择监理单位控制施工质量。

第二十五条 监理单位的选择参照学校招标管理及零星小额综合采购审计监督相关规定执行。

第二十六条 监理职责

进入施工现场的监理人员必须严格执行监理法规,依据国家有关工程建设的法律、法规、文件、技术标准及工程建设、监理等合同对工程质量、建设工期、工程投资等实施控制。涉及变更工程造价、下达停工令等重大问题需先报后勤管理处同意。

第九章 竣工验收、移交

第二十七条 竣工报告

工程项目按设计要求完成施工后,由施工单位按照竣工验收和备案制度,整理各类技术资料,向后勤管理处提交竣工报告。

第二十八条 竣工验收

工程竣工后,按照相关规定,由后勤管理处组织校内外相关部门会同施工单位的代表进行工程验收,并做好验收记录。

工程造价在5万元以下的项目,由后勤管理处工作人员(包括项目管理人员和其他工作人员)会同校内使用部门人员(共不少于3人)进行竣工验收;工程造价在5万元以上、20万元以下的项目,由后勤管理处工作人员(包括后勤管理处负责人、项目管理人员和其他工作人员)会同校内使用部门人员(共不少于5人)进行竣工验收;20万元以上的项目由后勤管理处负责人、项目管理人员、后勤保障领导小组成员代表(2人)及使用部门负责人参与验收。参与验收的后勤保障领导小组成员代表通过抽签产生。

由监理单位进行监理的工程,监理单位须参与竣工验收。

重大工程项目应外请专业机构(人员)参与验收,其他涉及结构安全、技术工艺复杂等情况的工程项目,应根据情况外请专业机构(人员)参与验收。

使用部门指工程所涉建筑物、构筑物的日常使用部门。院、系、部、所的教学楼、场、馆的使用部门为各教学院、系、部、所;公共实验室的使用部门为实验教学中心,特色实验室的使用部门为各院、系、部;行政办公楼的使用部门为各处、科、室;其他没有明确使用部门的场所和区域,室内空间和区域参与验收的部门为国有资产管理处,室外空间和区域参与验收的部门为后勤管理处。

第二十九条 验收内容

施工图纸、工程变更联系单、招标文件及国家有关的验收规范等资料均为验收内容。

第三十条 验收单与验收报告

造价在20万元以下的工程,填写工程验收单。造价在20万以上的工程,除填写验收单外,需出具验收报告,验收报告具体内容包括:1.工程建设概况,含开工日期、竣工日期、工程预决算和工程量等;2.工程质量的评定;3.存在的问题、责任及处理意见;4.主要经验和教训。

第三十一条 工程竣工验收合格后,由后勤管理处向使用单位办理工程移交手续,由后勤管理处负责后期的管理和维护。

第三十二条 资料归档

所有工程的竣工资料应提交学校档案馆存档,重点工程还应提交市、区一级档案馆备案。

 

 

第十章 审计及结算

第三十三条 审计范围

工程造价在5千元以上的项目完工后需报送工程决算书送审计处审核,审核完成后,财务处根据审计意见书和工程合同进行工程款支付。

工程造价在5千元以下的项目不需要审计,根据后勤管理处与施工方谈判价格实行包干价支付,有合同约定的,按合同约定的价格支付。

第三十四条 审计内容

工程项目的预决算、变更签证、隐蔽签证、材料价格、预付款项、合同约定等。

第三十五条 工程预决算审计工作由校审计处组织实施。审计处按国家的有关规定对完整的决算资料进行审计。审计结束后,审计处将资料返还后勤管理处。

第三十六条 结算

所有工程经审计后,工程项目管理人员持后勤管理处负责人及分管后勤和财务的校领导签字的正规发票、审计报告、工程合同、结算资料、施工单位的请款报告等,到校财务处办理结算手续。工程结算时,由施工单位按合同约定向学校支付工程质保金后,学校一次性将工程款项支付给施工单位。工程保修期满无质量问题,学校退还质保金。

第十一章 附则

第三十七条 本办法中所涉及的工程预算、造价、投资等金额,均以人民币为单位。本办法在涉及资金金额表述时,所有“以上”均含本数,所有“以下”均不含本数。

第三十八条 本办法由学校授权后勤管理处负责解释。

第三十九条 本办法自印发之日起施行。

 

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